Accueillir une délégation

Vous êtes en coopération avec un partenaire et vous souhaitez le recevoir. Vous êtes sollicités pour un projet de coopération par un acteur qui souhaite vous rendre visite ou que vous souhaitez accueillir.

Programme

• Prendre contact avec le partenaire ou le futur partenaire pour connaître ses attentes.
• Préciser par écrit le contexte, les objectifs, les personnes invitées, les dates, le programme du séjour, etc. en concertation avec le partenaire invité. Le document est en général appelé « Termes de référence ».
• Préparer également le programme du séjour, en associant les acteurs de votre territoire pouvant être intéressés. Accueillir une délégation est une bonne opportunité pour faire connaître sur son territoire ou auprès de ses membres, le partenaire, les projets réalisés, les projets en cours etc.
• Prévoir des temps  variés : temps de travail, rencontres de potentiels partenaires, visites en lien avec le thème de la mission, temps conviviaux (repas..), temps ouverts au grand public (projection-débat, conférence, émission radio, etc.), une ou deux visites touristiques, des temps de repos.
• Communiquer sur la venue de la délégation. Adresser des courriers aux habitants, aux membres de votre structure. Inviter la presse à un temps fort du séjour.

Aspect logistique

– Etablir un budget et définir avec votre partenaire les dépenses que vous prenez en charge. Il doit prendre en compte les frais de transport, hébergement, restauration, visites, frais de communication (notamment frais de chronopost si besoin d'envoyer les documents pour faire le visa), frais divers dans le pays partenaire

– Fournir les documents nécessaires aux personnes invitées pour l'obtention des visas :

• La réservation de vol détaillée (aller et retour), si vous prenez en charge les vols. Il peut être nécessaire de prévoir des annulations ou des modifications de vols, en fonction de l'obtention ou non des visas.
• Une lettre d'invitation précisant les dates et le motif du séjour pour la collectivité française qui accueille.
• Une attestation d'accueil, ou, à défaut, une réservation d'hôtel. Pour l'attestation d'accueil, elle est à remplir en mairie (celle du lieu d'hébergement) : formulaire cerfa n°10798*03.  La demande doit obligatoirement être déposée par la personne qui accueille. Il faut présenter les originaux (parfois aussi une photocopie) des justificatifs suivants : carte d'identité ou passeport ; document prouvant la qualité de propriétaire ou de locataire (titre de propriété ou bail locatif) ; justificatif de domicile récent (facture d'eau, d'électricité, de téléphone ou quittance de loyer) ; document permettant de prouver qu'on a les ressources suffisantes pour héberger (bulletins de salaire ou dernier avis d'imposition sur le revenu) ; un timbre fiscal mention OMI ou ANAEM de 30€. Une photocopie du passeport de la personne invitée est également nécessaire. Sur l'attestation d'accueil, il faut notamment renseigner le numéro de passeport et l'adresse de la personne invitée, son lien de parenté avec le demandeur (exemple : « mission dans le cadre d'un programme de coopération décentralisée »), les dates du séjour et les attestations d'accueil précédemment demandées par l'hébergeant. Il faut également préciser si c'est l'hébergeant qui se charge d'assurer l'hébergé.
• Une attestation de prise en charge des frais de séjour (non obligatoire, mais préférable).
• Une attestation d'assurance (assurance rapatriement mais aussi assurance médicale auprès d'un opérateur d'assurance agréé pour couvrir à hauteur d'un montant minimum fixé à 30 000 € l'ensemble des dépenses médicales et hospitalières, y compris d'aide sociale, susceptibles d'être engagées pendant toute la durée du séjour) : Soit en France soit dans le pays de la délégation. A voir, si vous prenez en charge ces frais.

– Vérifier le bon déroulement des démarches que le partenaire doit entreprendre pour l'obtention du visa. Le passeport est en général demandé. Il est donc important que les démarches soient suffisamment engagées tôt pour obtenir cette pièce.

– Prévoir l'hébergement : à l'hôtel, chez l'habitant…Avertir avant le séjour son partenaire des conditions d'hébergement.

– Organiser les déplacements en France. Il est important, surtout pour une première venue en France, de prévoir l'accueil dès l'arrivée à l'aéroport. Même s'il s'agit de personnes connues, une petite délégation présente à l'accueil, comme au retour, marque l'importance de leur venue et donne un signe d'amitié.

– Après le séjour, rédiger un bilan de la mission, si possible conjointement avec les personnes accueillies, l'agrémenter de photos et le partager largement, notamment auprès des membres de votre structure, aux élus de votre commune, aux partenaires de France. L'adresser aux personnes accueillies. Valoriser le séjour par des supports multimédia (photos, vidéos, etc.) sur internet.

– Etablir un bilan financier.